Heb je een winkel of doe je zaken met particuliere klanten, dan moet je vanaf 1 juli 2022 minstens één elektronisch betaalmiddel aanbieden.
De nieuwe maatregel geldt voor iedereen die zich richt naar consumenten, ongeacht de grootte van je zaak. Het nieuwe elektronische betaalmiddel moet bovendien ook gratis zijn, je mag er geen extra kost voor aanrekenen. Ook een minimumlimiet toepassen is onwettelijk. En je mag cashbetalingen ook niet weigeren. In de praktijk betekent het dus dat elke onderneming minstens 2 betaaloplossingen moet aanbieden: cash én elektronisch.
Maaltijdcheques, ecocheques of consumentencheques zijn geen elektronische betalingen. Ook cryptomunten en andere virtuele munten vallen hier buiten.
Voor welke ondernemingen geldt deze verplichting?
De nieuwe spelregels gelden voor alle natuurlijke personen of rechtspersonen die op permanente basis een economisch doel nastreven gericht op consumenten, met inbegrip van hun verenigingen. Het gaat dus om handelaren, horeca, vrije beroepen, tandartsen, advocaten, apothekers, overheden, verenigingen, culturele centra, bibliotheken,… De verplichting geldt niet bij betalingen tussen ondernemingen (B2B).
Veiliger en makkelijker
Alsmaar meer consumenten maken gebruik van elektronische betaalmiddelen om hun aankopen te betalen. Velen hebben tegenwoordig amper cash geld in hun portefeuille. De verplichting moet het mogelijk maken om overal, zonder uitzonderingen, elektronisch te betalen. Daarnaast maakt de maatregel ook deel uit van de strijd tegen belastingfraude. En ook voor jou als ondernemer zijn er voordelen:
- Elektronische betaaltransacties gebeuren sneller dan cash betalingen
- Minder risico op diefstal en het aanvaarden van valse biljetten
- Deze betaalwijze past perfect binnen de digitalisatie van je zaak: dankzij de elektronische transacties verminder je het financiële en administratieve beheer
- Lagere kosten: niet alleen is het beheren van cash geld een (verborgen) kost, ook de kosten voor elektronische betalingen zijn sterk gedaald
- Het is hygiënischer, want je hoeft geen cash geld aan te nemen
- En misschien het belangrijkste: een maximale service voor je klanten
Weeral een extra kost voor mijn zaak?
De nieuwe regelgeving heeft het over elektronische betaalmogelijkheden, maar legt geen specifieke oplossing op. Ons advies is dan ook heel simpel: kies de betaalmethode die het best bij je zaak past en bij het profiel van je klanten. Kijk, afhankelijk van de marge op je producten, eventueel naar de transactiekost. Gebeuren er veel transacties, bespreek dan met je betaalprovider de verschillende mogelijkheden. Zo zijn er pakketten waarbij de kost per transactie daalt, naarmate het aantal transacties stijgt.
Betalen je klanten altijd aan de kassa, dan is een vaste betaalterminal de meest praktische oplossing. Gebeuren betalingen aan tafel (horeca) of on the road, dan is een mobiele betaalterminal of kaartlezer gekoppeld aan smartphone of tablet een optie. Gaat het slechts om enkele betalingen per maand, dan is een kaartlezer gekoppeld aan smartphone of tablet de beste keuze.
Als handelaar beslis je zelf welke kaarten je aanvaardt. Hou er rekening mee dat de transactiekost voor kredietkaarten meestal duurder is dan voor debetkaarten. Heb je veel internationale klanten, dan is het een must om kredietkaarten te aanvaarden. Anders moeten klassieke betaalkaarten (Bancontact of Maestro) volstaan.
Nog een drietal tips:
- Overschrijvingen vallen onder de noemer van elektronische betalingen. Ook al kost het je niks, aan een overschrijving is een betalingsonzekerheid verbonden die misschien wel duurder kan uitvallen. En waar klanten al gewend zijn aan mobiele betalingen, zijn klassieke (oubollige) overschrijvingen misschien toch niet het beste imago voor je bedrijf.
- Ook met je smartphone kan je betalingen uitvoeren. Hierdoor zijn er meestal geen opstart- of abonnementskosten. Payconiq is misschien wel de meest gekende: voor een transactiekost van 6 cent (in de winkel) of 20 cent (online) voldoe je perfect aan de nieuwe regels.
- Tot 21 december 2022 genieten handelaars van een verhoogde belastingaftrek van 125% voor de aankoop van een betaalterminal.
