Deze Algemene Voorwaarden vormen, in voorkomend geval samen met de opdrachtbrief, de volledige Overeenkomst tussen partijen.
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die de beroepsbeoefenaar levert. Vanaf de aanvangsdatum van de overeenkomst worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige Algemene Voorwaarden.
Het intuitu personae karakter gekoppeld aan de uitvoering van de overeenkomst berust bij de rechtspersoon en niet bij diens vertegenwoordiger(s).
De beroepsbeoefenaar oefent in alle onafhankelijkheid de haar toevertrouwde opdrachten op een gewetensvolle, waardige, eerlijke, trouwe en discrete manier uit “naar best vermogen”. Hetzelfde geldt voor de door haar tewerkgestelde personen.
De verbintenis van de beroepsbeoefenaar ten aanzien van de opdrachtgever is steeds een middelenverbintenis, behoudens voor wat betreft het behalen van de wettelijke termijnen.
De beroepsbeoefenaar is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan, noch van de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die haar door de opdrachtgever worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.
De beroepsbeoefenaar is gehouden aan het beroepsgeheim dat, onder voorbehoud van zeer beperkte uitzonderingen, haar verbiedt om enige informatie omtrent de opdrachtgever te verspreiden die zij verkrijgt ten gevolge van het verlenen van haar diensten. Ook haar gevolmachtigden of aangestelden verbinden er zich toe dit beroepsgeheim te eerbiedigen.
De opdrachtgever erkent op de hoogte te zijn van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld. Zo rust er op de beroepsbeoefenaar een meldingsplicht aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) in geval van verdachte financiële feiten en verrichtingen die verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Met het oog op de uitvoering van de aan de beroepsbeoefenaar verleende opdracht verbindt de opdrachtgever zich ertoe met de beroepsbeoefenaar samen te werken en haar nauwgezet, tijdig en volledig alle nodige informatie te verstrekken:
Daarnaast dient de opdrachtgever alle belastingaangiften, aanslagbiljetten, vragen om inlichtingen, berichten van wijziging, btw-rekeninguittreksels, btw-inregelstellingen, kortom, alle documenten uitgaande van de fiscale administratie waarbij gereageerd moet worden binnen een wettelijke termijn, aan de beroepsbeoefenaar te bezorgen binnen een termijn van acht (8) kalenderdagen vanaf de verzending van het document.
De opdrachtgever verbindt er zich verder toe om de beroepsbeoefenaar in kennis te stellen van elk niet-nakomen van een betalingsverplichting ten aanzien van eender welke fiscale of sociale administratie, alsook eender welke andere schuldeiser, en dit vanaf de eerste vervaltermijn.
Inzake de verplichtingen met betrekking tot het UBO register, verbindt de opdrachtgever zich ertoe om aan de beroepsbeoefenaar volledige en actuele informatie omtrent de uiteindelijke begunstigden mede te delen, alsook de beroepsbeoefenaar in kennis te stellen van alle wijzigingen en dit binnen de 15 kalenderdagen nadat de opdrachtgever kennis heeft gekregen van de wijzigingen, zodat desgevallend het UBO-register kan bijgewerkt worden.
In het algemeen verbindt de opdrachtgever zich er verder toe om elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht onverwijld ter kennis te brengen van de beroepsbeoefenaar.
In het geval dat de opdrachtgever nalaat om de beroepsbeoefenaar tijdig de relevante informatie te geven en documentatie te bezorgen die nodig is voor een goede uitvoering van diens opdracht, leidt dit tot de onmogelijkheid om de diensten naar behoren te verlenen, in welk geval de beroepsbeoefenaar het recht heeft de levering van de diensten op te schorten of om de overeenkomst te verbreken. De beroepsbeoefenaar zal in dergelijk geval ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en de akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van haar opdracht. Het niet in acht nemen van de termijnen door de opdrachtgever is voldoende om de beroepsbeoefenaar te ontlasten van zijn verplichtingen en dit zonder enige formaliteit.
De beroepsbeoefenaar stelt voor de verrichte prestaties (maandelijks of na het verlenen van de niet-recurrente dienst) een ereloonnota op. Al de vermelde bedragen zijn exclusief taksen en belastingen. Op al de facturen is BTW verschuldigd door de opdrachtgever.
De facturen van de beroepsbeoefenaar zijn betaalbaar binnen de vijf (5) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij andersluidende (schriftelijke) afspraken.
De facturen worden rechtsgeldig via mail verzonden.
De betaling van de recurrente factuur gebeurt (behoudens andersluidende afspraken) via een door de opdrachtgever toegestane domiciliëring. De opdrachtgever zal hiervoor een SEPA mandaat ondertekenen. Indien het saldo van de rekening van de opdrachtgever ontoereikend is en dienvolgens de domiciliëring geen doorgang heeft kunnen vinden, dient de opdrachtgever het verschuldigde bedrag binnen een termijn van vijf (5) kalenderdagen na ontvangst van de factuur te betalen door een afzonderlijke storting op de op de factuur vermelde rekening van de beroepsbeoefenaar.
Het voeren van een boekhouding behelst een recurrent gegeven waarbij er steeds wettelijke en fiscale verplichtingen vervuld dienen te worden door de beroepsbeoefenaar, los van de omvang en hoeveelheid documenten die de opdrachtgever aanlevert. Tijdelijke verminderde activiteit door de opdrachtgever brengt geenszins een wijziging van het maandelijks forfaitair bedrag met zich mee.
Indien de opdrachtgever wegens omstandigheden buiten zijn wil (vb.: ernstige langdurige ziekte) aanhoudend en beduidend minder activiteiten heeft waardoor er quasi geen boekhoudingstukken meer worden aangeleverd door de opdrachtgever, kan in gezamenlijk overleg met de beroepsbeoefenaar overeengekomen worden om tijdelijk over te schakelen naar een systeem van minimumfacturatie. Deze minimumfacturatie behelst in ieder geval (of men nu op forfait zit of op uurtarief) een minimum van honderdvijftig (€ 150,00) (exclusief btw en exclusief de vaste doorgerekende kosten) voor de standaard dienstverlening voor eenmanszaken en een minimum van tweehonderdvijftig euro (€ 250,00) (exclusief btw en exclusief de vaste doorgerekende kosten) voor de standaard dienstverlening voor vennootschappen.
Procedure bij wanbetaling:
Bij niet of niet tijdige betaling door de opdrachtgever, zal de beroepsbeoefenaar in eerste instantie zelf twee betaalherinneringen sturen. De eerste betaalherinnering brengt geen extra kosten met zich mee. Vanaf de tweede betaalherinnering zal een forfaitaire kost ten belope van vijftig euro (€ 50,00) aangerekend worden.
Komt op voormelde betaalherinneringen geen enkele reactie binnen de vooropgestelde termijn of weigert de opdrachtgever constructief mee te werken aan een oplossing, dan zal de beroepsbeoefenaar het dossier uit handen geven voor verdere juridische opvolging met extra kosten voor de opdrachtgever tot gevolg, zoals hierna vermeld.
Bij gebreke aan integrale betaling binnen de voorziene betaaltermijn is de Opdrachtgever van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van één procent (1%) per maand, te rekenen vanaf de vervaldag, waarbij elke begonnen kalendermaand wordt aangerekend als een volledige maand.
Naast de voorziene verwijlinteresten zal de opdrachtgever ook een vergoeding aangerekend worden als forfaitaire terugbetaling voor de gemaakte administratie- en inningskosten ter invordering van de verschuldigde bedragen, bestaande uit een forfaitaire vergoeding ten belope van tien procent (10 %) op het totaal openstaande bedrag, met een minimum van vijftig euro (€ 50,00). Voormeld bedrag is te vermeerderen met de werkelijk gemaakte kosten voor de inschakeling van derden teneinde de minnelijke of gerechtelijke invordering van de gevorderde bedragen te bekomen.
De niet-betaling op de vervaldag van één enkele factuur, maakt het verschuldigd saldo van al de andere, zelfs niet vervallen facturen, van rechtswege onmiddellijk opeisbaar.
In geval de opdrachtgever een gerechtelijk akkoord aanvraagt, gedagvaard wordt in faillissement of uitstel van betalingen aanvraagt en indien de betaling van de facturen van de beroepsbeoefenaar twijfelachtig wordt, verliest de opdrachtgever door het feit zelf het voordeel van langere betaaltermijnen die hem/haar zouden zijn toegestaan.
Betalingen worden steeds eerst verrekend met de krachtens onderhavige voorwaarden vervallen intresten, vervolgens met de administratieve vergoedingen en de invorderingskosten en pas daarna met het openstaande saldo van de factu(u)r(en), waarbij de oudst openstaande bedragen eerst worden verrekend.
Daarnaast behoudt de beroepsbeoefenaar zich het recht voor de overeenkomst te verbreken of haar prestaties op te schorten tot wanneer de schuld volledig is aangezuiverd. De beroepsbeoefenaar zal alsdan niet aansprakelijk zijn wegens niet-uitvoering, gedeeltelijke of laattijdige uitvoering van haar prestaties. De opschorting van prestaties brengt geenszins een wijziging van het maandelijks forfaitair bedrag met zich mee dat blijft lopen. In voorkomend geval zullen ook alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel ten laste van de opdrachtgever zijn, ook deze die voortvloeien uit de rechtzettingen die dienen te gebeuren door de beroepsbeoefenaar. Deze extra werkzaamheden/kosten vallen buiten het gebruikelijke forfait.
Protest:
Indien de opdrachtgever een factuur geheel of deels betwist, dient dit schriftelijk te gebeuren binnen een termijn van acht (8) kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de ereloonnota/factuur. Na voormelde termijn wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.
Enkel een uitdrukkelijk gemotiveerd protest wordt in aanmerking genomen. Het louter betwisten zonder enige opgave van een reden is ongeldig en dus zonder gevolg.
Klachten van welke aard ook, schorten de betalingsverplichtingen van de opdrachtgever nimmer op. De opdrachtgever is nooit gerechtigd enige inhouding op de prijs of een gedeelte van de prijs te doen, zelfs niet ten titel van waarborg, bij klachten of geschil.
Duur
Opzegmogelijkheden:
Wat betreft de niet-recurrente opdrachten:
De opdrachtgever heeft het recht om de overeenkomst voor de desbetreffende opdracht vroegtijdig te beëindigen mits integrale betaling van het eventueel reeds gepresteerde en de reeds gemaakte kosten, alsook mits betaling van een forfaitaire en onherleidbare vergoeding van dertig procent (30%) van de prijs van het nog niet geleverde gedeelte van de opdracht, als verplichte tegenprestatie voor de uitoefening van een eenzijdig verbrekingsrecht.
Wat betreft de recurrente opdrachten:
De beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever kunnen onderhavige overeenkomst op elk ogenblik opzeggen door middel van een ter post aangetekende opzeggingsbrief.
Er dient een opzeggingstermijn te worden nageleefd van één maand, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de datum van verzending van de aangetekende brief.
Tijdens de opzeggingstermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en onderhavige algemene voorwaarden onverkort van kracht. Dit impliceert dat de beroepsbeoefenaar nog verder de prestaties in het kader van de standaard dienstverlening verricht. De overdracht van het dossier zal uiterlijk aan het einde van de maand van de opzegtermijn gebeuren.
In de slotfactuur (aan het einde opzegtermijn) wordt één (1) maal de maandelijkse ereloonnota.
De overeenkomst kan ook met onmiddellijke ingang opgezegd worden zonder dat een opzegtermijn dient gerespecteerd te worden in volgende limitatieve gevallen:
De beroepsbeoefenaar draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan, hetzij vóór de aanvang van deze overeenkomst, hetzij na verloop van deze overeenkomst. De beroepsbeoefenaar is met andere woorden geenszins aansprakelijk voor de professionele tekortkomingen en vergissingen die door de voorgaande of opvolgende boekhouder of door om het even wie mochten zijn begaan.
De beroepsbeoefenaar is in geen geval aansprakelijk voor enige schade die op om het even welke wijze is veroorzaakt door of in verband met frauduleuze of nalatige handelingen of verzuimen, valse verklaringen of niet-nakomingen vanwege de opdrachtgever of vanwege enige derde partij.
De te leveren diensten zijn, behoudens het behalen van de wettelijke en administratieve termijnen, inspanningsverbintenissen. De beroepsbeoefenaar kan enkel aansprakelijk gesteld worden in geval van bewezen nalatig handelen, een bewezen of opzettelijke fout of bedrog (bedrieglijk opzet of oogmerk om te schaden).
De beroepsbeoefenaar verleent de diensten met gepaste zorgvuldigheid. Het aanleveren van een advies is steeds tijd- en situatie gebonden. De feitelijke omstandigheden, wetgeving en rechtspraak kunnen snel wijzigen, waardoor de geldigheid van het advies vaak ook beperkt is in de tijd. De beroepsbeoefenaar is enkel aansprakelijk voor de toepassing van de wettelijke en administratieve reglementen, rechtsleer en rechtspraak, in voege op het tijdstip van de uitvoering van de opdracht en geenszins voor het verkeerd (laattijdig) gebruik of opvolgen van het advies door de opdrachtgever.
De beroepsbeoefenaar maakt haar advies op basis van de gegevens die de opdrachtgever haar aanreikt. De beroepsbeoefenaar is niet aansprakelijk voor foutief gegeven informatie door de opdrachtgever.
De informatie die de beroepsbeoefenaar via haar website, blogberichten, sociale media of nieuwsbrieven of anderszins verschaft zijn inlichtingen van algemene aard en houden geen bindend advies op maat in, waarop de opdrachtgever zich uitsluitend mag baseren bij het nemen van beslissingen.
De opvolging van het advies van de beroepsbeoefenaar of het (deels of volledig) afwijken hiervan is steeds op eigen risico. De opdrachtgever is en blijft alleen verantwoordelijk voor de strategische keuzes en de daaruit volgende resultaten.
Indien de opdrachtgever schade lijdt ten gevolge van een aan de beroepsbeoefenaar toerekenbare fout, waarvoor de aansprakelijkheidsverzekeraar van de beroepsbeoefenaar niet tussenkomt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het gefactureerde ereloon van de laatste twaalf (12) maanden, met een maximum van tienduizend euro (€ 10.000,00).
Indien de schade bovendien mede te wijten is aan de opdrachtgever of aan een derde, zal de beroepsbeoefenaar hoogstens gehouden zijn tot vergoeding van het aandeel dat door de fout van de beroepsbeoefenaar is veroorzaakt, met uitsluiting van elke gehoudenheid in solidum met andere schuldenaars.
Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.
Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen is de beroepsbeoefenaar in geen geval aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit a) een verlies van winst, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte kostenbesparingen of voordelen b) een indirect verlies of schade of c) schade die onvoorzienbaar is.
Geen enkele partij zal aansprakelijk zijn ten aanzien van de andere wanneer de niet-nakoming van haar verbintenissen het gevolg is van omstandigheden die buiten haar redelijke controle liggen (= overmacht).
De aan de beroepsbeoefenaar toerekenbare fout dient uitdrukkelijk aan deze laatste gemeld te worden uiterlijk binnen de twee (2) maanden nadat men kennis heeft gekregen van deze fout. In ieder geval verjaren alle vorderingen tot schadevergoeding jegens de beroepsbeoefenaar, haar organen, medewerkers of personeelsleden, door het loutere verstrijken van een periode van twee (2) jaar vanaf de datum van het beëindigen van de opdracht van de beroepsbeoefenaar.
De beroepsbeoefenaar streeft ernaar zich te houden aan de Wetgeving inzake Gegevensbescherming (Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG) wanneer zij informatie verwerkt in verband met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in uitvoering van de overeenkomst. In het kader van haar opdracht verwerkt de beroepsbeoefenaar persoonsgegevens van haar opdrachtgever(s) strikt vertrouwelijk.
De door de opdrachtgever meegedeelde persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden voor volgende doeleinden en rechtsgronden: de uitvoering van de overeenkomst, het klantenbeheer, de boekhouding, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en het gerechtvaardigd belang van de onderneming.
De beroepsbeoefenaar verbindt er zich toe de persoonsgegevens enkel te zullen doorgeven aan verwerkers, ontvangers en/of derden voor zover dit noodzakelijk is in het kader van voormelde doeleinden voor de verwerking.
De beroepsbeoefenaar verbindt er zich verder toe passende technische maatregelen te nemen om persoonsgegevens adequaat te beveiligen. Indien ondanks alle zorgvuldigheid bepaalde persoonsgegevens zouden verloren gaan of door onbevoegden worden ingekeken (datalek), dan zal de beroepsbeoefenaar de opdrachtgever hiervan spoedig in kennis stellen. De beroepsbeoefenaar zal zich voldoende inspannen om de schade als gevolg van het datalek te minimaliseren en – voor zover mogelijk – ongedaan te maken.
Dit betreft evenwel een inspanningenverbintenis in hoofde van de beroepsbeoefenaar. Niettegenstaande voormelde maatregelen en verregaande inspanningen, kunnen het beveiligingsbeleid van de beroepsbeoefenaar, de controles die zij uitvoert en de acties die zij in dit kader voorstelt, geen onfeilbaar veiligheidsniveau garanderen of alle risico’s volledig uitsluiten.
De beroepsbeoefenaar zal verder de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de tussen partijen afgesproken opdracht.
Door het aanvaarden van onderhavige voorwaarden bevestigt de opdrachtgever dat hij/zij afdoende werd geïnformeerd over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en over zijn/haar rechten op inzage, verbetering, verwijdering en bezwaar.
Voor privacy gerelateerde vragen of opmerkingen kan de opdrachtgever steeds een mail sturen naar info@ondernemingscoach.be
Tijdens de duur van de overeenkomst en gedurende een periode van vierentwintig (24) maanden volgend op de beëindiging van de diensten, zal de opdrachtgever geen enkele medewerker of personeelslid, waarmee de opdrachtgever in het kader van de overeenkomst contact heeft gehad, rechtstreeks of onrechtstreeks weglokken of afwerven of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een tussenpersoon) werkzaamheden laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de opdrachtgever en de beroepsbeoefenaar.
Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een schadevergoeding te betalen aan de beroepsbeoefenaar overeenstemmend met vijftig procent (50%) van het laatste bruto jaarloon van het personeelslid of medewerker, met een minimum van twintigduizend euro (€ 20.000,00).
De opdrachtgever aanvaardt dat dit een redelijke vergoeding is, rekening houdende met de kostprijs van aanwerving en/of opleiding van het personeelslid of medewerker.
De beroepsbeoefenaar behoudt zich het auteursrecht voor op alles wat zij ontwikkelt en aflevert tijdens deze opdracht (documenten, adviezen en dergelijke meer, inclusief deze in elektronisch vorm). Deze blijven eigendom van de beroepsbeoefenaar en mogen door de opdrachtgever niet worden gekopieerd, openbaar worden gemaakt of aan derden worden verstrekt zonder voorafgaande toestemming van de beroepsbeoefenaar.
De opdrachtgever beschikt enkel over een gebruiksrecht beperkt tot zijn of haar betrokken dossier. De opdrachtgever is niet gerechtigd de door de beroepsbeoefenaar geleverde adviezen en bescheiden te gebruiken buiten de context van onderhavige overeenkomst.
Geen enkele afstand van enige bepaling van de overeenkomst zal uitwerking hebben, tenzij die schriftelijk is opgesteld en ondertekend door de partij die afstand doet.
Elke wijziging van de overeenkomst zal slechts gevolgen hebben, indien zij schriftelijk is overeengekomen.
Indien enige bepaling van de overeenkomst, geheel of deels, ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, zal de desbetreffende bepaling worden geacht geen deel van de overeenkomst uit te maken. In geen geval zullen de geldigheid en de afdwingbaarheid van de overige delen van de overeenkomst worden aangetast. Partijen verbinden zich ertoe de nietige clausule te vervangen door een rechtsgeldige clausuleof een clausule die overeenstemt met de oorspronkelijke bedoeling van de partijen en de geest van de overeenkomst.
Geschillenregeling:
Partijen verbinden zich ertoe voldoende inspanningen te leveren om een minnelijke regeling te bewerkstelligen en het geschil in onderling overleg te beslechten.
In het geval de minnelijke poging geen positieve uitkomst kent, zal de betwisting, voor zover het een betwisting inzake de aangerekende honoraria en kosten betreft, tot de arbitragebevoegdheid van de bevoegde uitvoerende kamer van het ITAA behoren. De partijen erkennen op de hoogte te zijn van het feit dat de scheidsrechterlijke uitspraak in dat geval definitief is en dus niet vatbaar voor hoger beroep.
De overige betwistingen zullen onder de uitsluitende bevoegdheid vallen van de rechtbanken van het arrondissement waar de zetel van de beroepsbeoefenaar gevestigd is.
De taal van de rechtspleging is de Nederlandse taal.
De overeenkomst wordt uitsluitend beheerst en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht.
De opdrachtgever gaat ermee akkoord dat elke elektronische communicatie en back-up als bewijs kan worden gebruikt. Ook de nota’s van de beroepsbeoefenaar worden beschouwd als de correcte weergave van de gevoerde besprekingen en van de beslissingen en opties die genomen worden in overleg met de opdrachtgever.
© Ondernemingscoach 2024
