1. ALGEMEEN

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die de Beroepsbeoefenaar levert.

Vanaf de aanvangsdatum worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige Algemene Voorwaarden.

De Beroepsbeoefenaar draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan, hetzij vóór de aanvang van de afgesloten overeenkomst, hetzij na afloop van de overeenkomst.

1. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE BEROEPSBEOEFENAAR

De Beroepsbeoefenaar oefent in alle onafhankelijkheid de hem toevertrouwde opdrachten op een gewetensvolle, waardige, eerlijke, trouwe en discrete manier uit. Hetzelfde geldt voor de door hem tewerkgestelde personen.

De verbintenis van de Beroepsbeoefenaar ten aanzien van de Opdrachtgever is steeds een middelenverbintenis, behoudens voor wat betreft het behalen van de wettelijke termijnen.

De Beroepsbeoefenaar is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan, noch van de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de Opdrachtgever worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

De Beroepsbeoefenaar is gehouden aan het beroepsgeheim dat, onder voorbehoud van zeer beperkte uitzonderingen, hem verbiedt om enig informatie omtrent de Opdrachtgever te verspreiden die hij verkrijgt ten gevolge van het verlenen van zijn diensten.

1. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE OPDRACHTGEVER

Met het oog op de uitvoering van de aan de Beroepsbeoefenaar verleende opdracht  verbindt de opdrachtgever zich ertoe met hem samen te werken en hem nauwgezet, tijdig en volledig alle nodige informatie te verstrekken via het online platform ‘Exact online’, conform hetgeen wordt afgesproken in het intakegesprek tussen partijen. Ter gelegenheid van het eerste intakegesprek wordt de werkwijze van dit online platform duidelijk toegelicht aan de Opdrachtgever.

De Opdrachtgever dient op regelmatige basis de nodige stukken aan de Beroepsbeoefenaar te bezorgen conform de vooropgestelde wijze:

• voor wat betreft de lopende boekhouding: op wekelijkse basis door de stukken te uploaden in het online platform;
• voor wat betreft de BTW aangifte (per kwartaal): de documenten dienen – zoals telkenmale per mail door de Beroepsbeoefenaar gevraagd – te worden bezorgd uiterlijk de tiende dag van de maand volgend op de afsluiting van de BTW (10/01 – 10/04 – 10/07 – 10/10);

Bij gebreke aan tijdige bezorging van deze gevraagde documenten voor de BTW aangifte zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling per dag vertraging een forfaitaire vergoeding van vijftig euro (€ 50,00) per dag worden aangerekend.

• voor wat betreft de aangifte personenbelasting of vennootschapsbelasting (jaarlijks): de documenten dienen – zoals telkenmale per mail door de Beroepsbeoefenaar gevraagd – te worden bezorgd uiterlijk op het in de mail bepaalde tijdstip.

De Opdrachtgever verbindt er zich veder toe om de Beroepsbeoefenaar in kennis te stellen van elk niet-nakomen van een betalingsverplichting ten aanzien van eender welke fiscale of sociale administratie, alsook eender welke andere schuldeiser, en dit vanaf de eerste vervaltermijn.

Inzake de verplichtingen met betrekking tot het UBO register, verbindt de Opdrachtgever zich ertoe om aan de Beroepsbeoefenaar volledige en actuele informatie omtrent de uiteindelijke begunstigden mede te delen, alsook de Beroepsbeoefenaar in kennis te stellen van alle wijzigingen en dit binnen de 15 kalenderdagen nadat de Opdrachtgever kennis heeft gekregen van de wijzigingen, zodat desgevallend het UBO-register kan bijgewerkt worden.

In het geval dat de Opdrachtgever nalaat om tijdig de relevante informatie en uitleg te geven die nodig is voor een goede uitvoering van de opdracht, leidt dit tot de onmogelijkheid om de diensten te verlenen of te finaliseren, in welk geval de Beroepsbeoefenaar zonder voorafgaande kennisgeving het recht heeft de levering van de diensten te staken of om de overeenkomst te verbreken met onmiddellijke ingang.

De beroepsbeoefenaar zal in dergelijk geval ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en de akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van zijn opdracht. Het niet in acht nemen van de termijnen door de Opdrachtgever is voldoende om de Beroepsbeoefenaar te ontlasten van zijn verplichtingen en dit zonder enige formaliteit.

1. BETALING EN WANBETALING

De in de opdrachtbrief vermelde uurtarieven vertegenwoordigen de geleverde prestaties, dewelke zullen gefactureerd worden ofwel a) op het einde van iedere maand, ofwel b) na afsluiting van het afgewerkte BTW kwartaal.

In geval de Opdrachtgever na de eerste periode van drie maanden kiest voor het forfaitair tarief en indien de feitelijke omstandigheden onverenigbaar zijn met het door de Beroepsbeoefenaar gehanteerde bedrag van forfait – met name indien meer prestaties vereist zijn dan deze waarop de begroting van het forfait werd gebaseerd – kan het bedrag van het forfait in onderling overleg aangepast worden of kan de samenwerking op initiatief van de Beroepsbeoefenaar beëindigd worden. Het forfait kan met andere woorden aangepast worden evenredig aan de evolutie van het werkvolume.

Van de in de opdrachtbrief vermelde uurtarieven of het tussen partijen overeengekomen forfaitair tarief zijn uitgesloten:

• de kosten die door de Beroepsbeoefenaar zijn voorgeschoten in naam en voor rekening van de Opdrachtgever: bijvoorbeeld de kosten van neerlegging van de jaarrekening, inschrijving of wijziging bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, registratierechten en andere kosten van diverse aard. Deze kosten zullen afzonderlijk worden gefactureerd door de Beroepsbeoefenaar;
• de kosten van de gehanteerde software, zijnde de Exact Online licentie: deze kost wordt maandelijks gefactureerd via een afzonderlijke factuur;

Tijdstip en wijze van betaling:

• Maandelijkse facturatie: de betaling van de maandelijkse factuur gebeurt via een door de Opdrachtgever toegestane domiciliëring. De Opdrachtgever zal hiervoor een SEPA mandaat ondertekenen. Indien het saldo van de rekening van de Opdrachtgever ontoereikend is en dienvolgens de domiciliëring geen doorgang heeft kunnen vinden, dient de Opdrachtgever het verschuldigde bedrag binnen een termijn van acht kalenderdagen na ontvangst van de factuur te betalen door een afzonderlijke storting op de op de factuur vermelde rekening van de Opdrachtgever.
• Overige facturatie: deze facturen zijn betaalbaar door de Opdrachtgever binnen de 8 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij een langere betaaltermijn schriftelijk werd toegestaan.

Procedure bij wanbetaling:

Bij niet betaling door de Opdrachtgever, zal de Beroepsbeoefenaar in eerste instantie zelf (maximaal) drie betaalherinneringen (brieven) sturen met verzoek aan de Opdrachtgever om het openstaande saldo aan te zuiveren. Bij de tweede en derde betaalherinnering zal een forfaitaire kost van 10,00 euro per brief aangerekend worden.

Komt hier geen enkele reactie op binnen de vooropgestelde termijn, zal de Beroepsbeoefenaar het dossier uit handen geven voor verdere juridische opvolging met extra kosten voor de Opdrachtgever tot gevolg, zoals hierna vermeld.

In geval van niet-betaling van de bedragen die verschuldigd zijn, behoudt de Beroepsbeoefenaar zich het recht voor de overeenkomst te verbreken of zijn prestaties te schorsen tot wanneer de schuld volledig is aangezuiverd.

Bij gebreke aan integrale betaling binnen de voorziene betaaltermijn is de Opdrachtgever van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van één procent per maand, te rekenen vanaf de vervaldag, waarbij elke begonnen kalendermaand wordt aangerekend voor een volledige maand.

Naast de voorziene verwijlinteresten zal de Opdrachtgever ook een vergoeding aangerekend worden als forfaitaire terugbetaling voor de gemaakte administratie- en inningskosten ter invordering van de verschuldigde bedragen, bestaande uit een forfaitaire vergoeding ten belope van 10 % op het totaal openstaande bedrag, met een minimum van 50,00 euro. Voormeld bedrag is te vermeerderen met de werkelijk gemaakte kosten voor de inschakeling van derden teneinde de minnelijke of gerechtelijke invordering van de gevorderde bedragen te bekomen.

Ingeval van wanbetaling of in geval de Opdrachtgever een gerechtelijk akkoord aanvraagt, gedagvaard wordt in faillissement of uitstel van betalingen aanvraagt en indien de betaling van facturen twijfelachtig wordt, verliest de Opdrachtgever door het feit zelf het voordeel van langere betaaltermijnen die hem/haar zouden zijn toegestaan. De niet-betaling op de vervaldag van één enkele factuur, maakt het verschuldigd saldo van al de andere, zelfs niet vervallen facturen, van rechtswege onmiddellijk opeisbaar.

Betalingen worden steeds eerst verrekend met de krachtens onderhavige voorwaarden vervallen intresten, vervolgens met de administratieve vergoedingen en de invorderingskosten en pas daarna met het openstaande saldo van de factu(u)r(en), waarbij de oudst openstaande bedragen eerst worden verrekend.

Protest:

Indien de Opdrachtgever een factuur geheel of deels betwist, dient dit schriftelijk te gebeuren binnen een termijn van 8 werkdagen vanaf de datum van verzending van de ereloonnota/factuur. Na voormelde termijn wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.

Enkel een uitdrukkelijk gemotiveerd protest wordt in aanmerking genomen. Het louter betwisten zonder enige opgave van een reden is ongeldig en dus zonder gevolg.

• DUUR EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST

Duur

• Recurrente opdrachten (= de opdrachten die bestaan uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd): de overeenkomst wordt geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan op de aanvangsdatum zoals vermeld op de getekende opdrachtbrief.

• Niet-recurrente opdrachten (afzonderlijke opdrachten, andere dan deze hiervoor vermeld): behoudens andersluidende afspraken wordt de overeenkomst met betrekking tot niet-recurrente opdrachten  voor bepaalde duur gesloten en eindigt deze door de uitvoering van de dienst.

Einde

De Beroepsbeoefenaar en de Opdrachtgever kunnen onderhavige overeenkomst op elk ogenblik opzeggen door middel van een ter post aangetekende opzeggingsbrief.

• Beëindiging van de overeenkomst mits vooropzeg;

Er dient een opzeggingstermijn te worden nageleefd van één maand, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de datum van verzending van de aangetekende brief.

Tijdens de opzeggingstermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en onderhavige algemene voorwaarden onverkort van kracht.

• Beëindiging van de overeenkomst zonder opzegtermijn;

De overeenkomst kan opgezegd worden zonder opzegtermijn in volgende gevallen:

1. mits schriftelijk akkoord van de partijen om een einde te maken aan de overeenkomst en dit zonder vooropzeg;

• indien er zich omstandigheden voordoen die in hoofde van één van de partijen de stopzetting van de contractuele relatie rechtvaardigen:
• wanneer de verderzetting van de overeenkomst de Beroepsbeoefenaar in een met de deontologische, professionele en wettelijke normen tegenstrijdige positie brengt;
• indien één van de partijen zich schuldig maakt aan strafrechtelijke feiten;
• in geval van een wezenlijke en aanhoudende inbreuk op de bepalingen van onderhavige overeenkomst, die onherstelbaar is of die, indien ze herstelbaar is, niet hersteld is binnen de 30 kalenderdagen na een verzoek in die zin;
• in geval van insolventie of indien een partij niet in staat is haar schulden te betalen of een bewindvoerder of een vereffenaar heeft aangewezen gekregen, of een vergadering van schuldeisers samenroept of, om welke reden ook zijn/haar activiteiten stopzet;

• mits betaling van een opzegvergoeding die overeenstemt met de erelonen verschuldigd voor de duur van de opzegtermijn (1 maal de maandelijkse ereloonnota). Bij afwijking van maandelijkse facturatie (driemaandelijks/jaarlijks/uurtarificatie), zal deze opzegvergoeding geprorateerd worden tot gelijkstemming met één maandelijkse ereloonnota.

• AANSPRAKELIJKHEID

De Beroepsbeoefenaar verleent de diensten met gepaste zorgvuldigheid en in overeenstemming met de toepasselijke beroepsregels en wetsbepalingen. De Beroepsbeoefenaar is enkel aansprakelijk voor de toepassing van de wettelijke en administratieve reglementen, rechtsleer en rechtspraak, in voege op het tijdstip van de uitvoering van de opdracht. 

De te leveren diensten zijn, behoudens het behalen van de wettelijke en administratieve termijnen, inspanningsverbintenissen. De Beroepsbeoefenaar kan enkel aansprakelijk gesteld worden in geval van bewezen nalatig handelen, opzettelijke fout of bedrog.

Behoudens andersluidende wettelijke bepaling, zal elke vordering, steunend op of in verband met de overeenkomst , enkel geldig kunnen aanhangig gemaakt worden binnen drie jaar vanaf de daad of het verzuim dat tegen de Beroepsbeoefenaar wordt ingeroepen.

De aansprakelijkheid van de Beroepsbeoefenaar is beperkt tot drie keer de gefactureerde en betaalde honoraria voor de diensten die tot aansprakelijkheid aanleiding geven en maximaal tot de bedragen en de dekkingen die opgenomen zijn in de modelpolis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid zoals goedgekeurd door de nationale raad van het BIBF.

De Beroepsbeoefenaar is in geen geval aansprakelijk voor enige schade die op om het even welke wijze is veroorzaakt door of in verband met frauduleuze of nalatige handelingen of verzuimen, valse verklaringen of niet-nakomingen vanwege de Opdrachtgever of vanwege enige derde partij.

De Beroepsbeoefenaar is geenszins aansprakelijk voor de professionele tekortkomingen en vergissingen die, vóór de inwerkintreding van onderhavige overeenkomst door de voorgaande boekhouder of door om het even wie mochten zijn begaan.

Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen is de Beroepsbeoefenaar in geen geval aansprakelijk voor schade  die voortvloeit uit a) een verlies van winst, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte kostenbesparingen of voordelen en b) een indirect verlies of schade.

Geen enkele partij zal aansprakelijk zijn ten aanzien van de andere wanneer de niet-nakoming van haar verbintenissen het gevolg is van omstandigheden die buiten haar redelijke controle liggen (= overmacht).

• PRIVACY

De Beroepsbeoefenaar streeft ernaar zich te houden aan de Wetgeving inzake Gegevensbescherming wanneer deze informatie verwerkt in verband met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in uitvoering van de overeenkomst.

De opdrachtgever gaat ermee akkoord dat de Beroepsbeoefenaar zijn/haar persoonlijke gegevens, alsmede de persoonlijke gegevens van zijn/haar vertegenwoordigers/werknemers en bestuurders mogen gebruiken voor het verlenen van diensten evenals voor diverse zakelijke doeleinden en dat wij de persoonlijke gegevens mogen delen met elke lokale entiteit binnen ons netwerk, evenals met de dienstverleners op wie de Beroepsbeoefenaar beroep doet.

De Opdrachtgever verbindt er zich toe om zijn/haar vertegenwoordigers/werknemers en bestuurders op de hoogte te brengen van de verwerking van hun persoonsgegevens voor de voormelde doeleinden. De Opdrachtgever maakt zich sterk dat hij de toestemming van deze personen bekomen heeft waarvan de persoonsgegevens door de Beroepsbeoefenaar verwerkt worden.

• NIET-CONCURRENTIE

Tijdens de duur van de overeenkomst en gedurende een periode van twaalf maanden volgend op de beëindiging van de diensten, zal de Opdrachtgever geen enkele medewerker, waarmee de Opdrachtgever in het kader van de overeenkomst contact heeft gehad, rechtstreeks of onrechtstreeks weglokken of afwerven.

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een schadevergoeding te betalen aan de Beroepsbeoefenaar overeenstemmend met de werkelijk geleden schade.

1. AUTEURSRECHTEN

De Beroepsbeoefenaar behoudt zich het auteursrecht voor op alles wat hij ontwikkelt en aflevert tijdens deze opdracht (documenten, adviezen en dergelijke meer, inclusief deze in elektronisch vorm). Deze blijven eigendom van de Beroepsbeoefenaar en mogen door de Opdrachtgever niet worden gekopieerd, openbaar worden gemaakt of aan derden worden verstrekt zonder voorafgaande toestemming van de Beroepsbeoefenaar.

• DIVERSE BEPALINGEN

Geen enkele afstand van enige bepaling van de overeenkomst zal uitwerking hebben, tenzij die schriftelijk is opgesteld en ondertekend door de partij die afstand doet.

Elke wijziging van de overeenkomst zal slechts gevolgen hebben, indien zij schriftelijk is overeengekomen en door elke partij is ondertekend.

Indien enige bepaling van de overeenkomst, geheel of deels, ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, zal de desbetreffende bepaling worden geacht geen deel van de overeenkomst uit te maken. In geen geval zullen de geldigheid en de afdwingbaarheid van de overige delen van de overeenkomst worden aangetast. De partijen zullen bovendien onmiddellijk en ter goede trouw onderhandelingen aanvatten om de ongeldig verklaarde bepaling door een andere geldige en afdwingbare bepaling te vervangen waarvan de rechtsgevolgen het nauwst aansluiten op die van de ongeldige of onafdwingbare bepaling.

Geschillenregeling:

De Beroepsbeoefenaar en de Opdrachtgever moeten elkaar hun grieven steeds schriftelijk en voorafgaandelijk mededelen met het oog op het pogen te komen tot een minnelijke regeling. Zij kunnen in gemeenschappelijk akkoord of op verzoek van één van beiden met het oog op een poging tot verzoening de betwisting voorleggen aan het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF), met zetel te 1050 Brussel (Elsene), Legrandlaan 45.

In het geval dat de poging tot verzoening geen positieve uitkomst tot gevolg heeft gehad, zal de betwisting onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel vallen.

De overeenkomst wordt uitsluitend beheerst en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht.

De taal van de rechtspleging is de Nederlandse taal.