Als werkgever (of bedrijfsleider van een vennootschap) kan je vandaag gebruikmaken van werkelijke en forfaitaire onkostenvergoedingen. Ze worden ook “kosten eigen aan de werkgever” genoemd. Omdat ze te vaak onterecht worden gebruikt als een klein stukje verloning, zonder rsz-bijdragen en belastingen, treedt de fiscus strenger op tegen het misbruik ervan. Ze verliezen hierdoor immers een bron van inkomsten. Sinds 2022 bestaat er al een verruimde ficheverplichting om een beter zicht te krijgen op de betalingen.
Onterecht gebruik of misbruik wordt bestraft
De nieuwe fiscale fiche verhoogt de transparantie van deze aftrekbare beroepskosten. Niet alleen moet je verschillende type onkostenvergoedingen per categorie vermelden. Ook moet je voor elk type onkostenvergoeding het totale bedrag vermelden. Zo kan de fiscus extra controles uitvoeren op eventuele dubbele toekenning van onkosten. Bij het niet naleven van de verplichtingen of eventueel misbruik riskeer je sancties van niet-aftrekbaarheid van de beroepskost tot zelfs administratieve boetes. Het spreekt dus voor zich dat het ook belangrijk is om bewijzen en tickets goed bij te houden wanneer je je beroepskosten bewijst. Bij een forfaitaire onkostenvergoeding moet je het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden.
De meest voorkomende onkostenvergoedingen zijn:
- Telecommunicatie: internetkosten, telefoonkosten, kosten voor thuis- of telewerk,…
- Mobiliteitskosten: parking, taxi, openbaar vervoer, reiskosten, kilometervergoeding,…
- Maaltijdvergoeding, restaurantkosten, representatiekosten,…
- Overige, zoals bv. gebruik eigen printer, beeldscherm, werkkledij,…
Kritische kijk op toegepaste onkostenvergoedingen
In 2023 zullen we jouw verloning (en eventueel die van je werknemers) onder de loep nemen. Zo zullen we niet alleen elke toegekende onkostenvergoeding in vraag stellen, ook kijken we meteen na of de toegepaste forfaits up-to-date én te verantwoorden zijn. Zo kunnen we een correct fiscaal geoptimaliseerde verloning garanderen. Op basis van deze analyse zullen we jou adviseren om eventuele wijzigingen door te voeren. Uiteindelijk ben jij als bedrijfsleider eindverantwoordelijke en beslis je dus zelf welke wijzigingen doorgevoerd moeten worden.
