Sinds 15 februari 2023 gelden na lange tijd nog eens nieuwe bedragen voor een forfaitaire dagvergoeding indien u beroepsmatig naar het buitenland gaat.
Wie kan het?
We maken een onderscheid tussen uzelf en een werknemer.
Indien de onkostenvergoeding bedoeld is voor een werknemer, kan deze toegepast worden ongeacht of uzelf in de vennootschap zit of niet. Is de vergoeding voor uzelf bedoeld, dan is deze vergoeding enkel van toepassing als u zaakvoerder of bestuurder bent in een vennootschap.
Wanneer kan het?
U kan van een buitenlandse dagvergoeding genieten indien u op buitenlandse zakenreis gaat. Dit geldt enkel voor beroepsmatige verplaatsingen. Denk maar aan een reis naar een buitenlandse leverancier of klant, het bijwonen van een congres of een bezoek aan een buitenlandse beurs.
Let wel op dat u lang genoeg weg bent. Indien u op één dag heen en weer reist, moet u minstens tien uur weggeweest zijn, anders mag u geen dagvergoeding uitkeren. Indien langer, moet u minstens één keer overnachten.
Daarbij mag reizen ook niet uw beroep zijn, is dit wel het geval dan zal de fiscus het niet aanvaarden dat u elke dag een vergoeding opneemt.
Hoe zit dat fiscaal gezien?
Een buitenlandse dagvergoeding is fiscaal interessant. Privé wordt u niet belast op deze vergoeding en voor uw vennootschap is ze 100% aftrekbaar.
Bovendien zijn er ook geen bewijsstukken nodig. De vergoeding dekt de kosten van maaltijden en andere kleine uitgave ter plaatse waarvoor u gebruikelijk geen ticketjes verkrijgt. Echter zitten reis- en verblijfkosten niet inbegrepen bij het forfait. Deze mogen apart betaald worden door de vennootschap, hier dienen wel de nodige bewijzen voor te zijn.
Enkele correcties
De fiscus heeft enkele correcties uitgewerkt op het principe “voor elke dag dat bedrag”. Op de dag van vertrek en aankomst telt de vergoeding slechts voor een halve dag. Mits u op zakenreis gaat voor meer dan 30 dagen gelden deze tarieven niet meer, dan zal u zich tevreden moeten stellen met een lagere dagvergoeding van ‘categorie 2’.
Vervolgens zullen ook de maaltijden die u nuttigt in het hotel en mee op de hotelfactuur staan, verrekend moeten worden met de onkostenvergoeding. Deze vergoeding moet forfaitair verminderd worden met 35% voor een middagmaal en met 45% voor een avondmaal. Ontbijtkosten worden geacht inbegrepen te zijn bij de hotelkosten. Eventuele maaltijdcheques moeten ook worden afgehouden van deze vergoeding.
LET OP: Bovenstaande richtlijnen zijn niet van toepassing voor eenmanszaken. Ze kunnen deze forfaitaire vergoedingen niet gebruiken en dienen steeds bewijsstukken voor te leggen.
Hieronder vindt u enkele voorbeelden van landen en hun tarief
| Landen | Forfaitaire dagvergoeding (€) Categorie 1 | Forfaitaire dagvergoeding (€) Categorie 2 |
| Nederland | 98,00 | 59,00 |
| Frankrijk | 100,00 | 60,00 |
| Duitsland | 87,00 | 52,00 |
| Canada | 102,00 | 61,00 |
| Verenigde Staten | 117,00 | 70,00 |
